Oramai siamo tutti abituati ad avere l’agenda piena di eventi, per lavoro o per divertimento, fanno parte della vita di molte persone.
A volte l’esperienza risulta piacevole e coinvolgente, a volte si desidererebbe essere rimasti a casa, ma non si tratta sempre di casualità.
La riuscita o meno di un evento è la punta dell’iceberg di un lavoro che spesso inizia mesi prima e che coinvolge un team di persone che collaborano ad un obiettivo comune e che comporta molte decisioni lungo il suo percorso.

Qui abbiamo provato a sintetizzare il backstage di un evento in alcune fasi fondamentali:

1. DEFINIZIONE OBIETTIVI E TARGET
A meno che l’evento non sia un matrimonio o battesimo, dove l’obiettivo è chiaro a tutti, la definizione degli obiettivi e target è una fase fondamentale perché fin dall’inizio la squadra conosca la direzione del proprio lavoro e il risultato possa essere omogeneo e di successo.
Ad esempio, un evento aziendale potrebbe avere come obiettivo le vendite, o magari l’acquisizione di nuovi clienti, e questa premessa cambia totalmente molte delle scelte necessarie da fare nelle fasi successive.
Stabilito questo primo elemento fondamentale infatti, sarà più semplice decidere una location più appropriata, la tipologia di evento, se dare o meno un tema o anche semplicemente scegliere la data più appropriata.
Ad esempio presentare il lancio di un nuovo brand di moda durante la fashion week.

2. BUDGET e PIANIFICAZIONE
Il secondo momento è l’assegnazione di un budget. Chiarire questo punto è importante per capire quanto effettivamente sarà possibile realizzare per quell’evento, a quali aspetti dedicare più risorse, e quali invece lasciare in secondo piano o addirittura eliminare in funzione degli obiettivi che ci si è prefissati.
È una fase di ricerca, di preventivi e di contrattazione per ottimizzare le risorse e raggiungere la miglior soluzione possibile.
Tuttavia ci sono degli aspetti imprescindibili su cui è bene concentrarsi:
La location, che deve essere adeguata alla tipologia di evento, e scelta in maniera strategica. Se attendiamo una delegazione, ad esempio, dal Giappone, meglio una location facilmente raggiungibile dall’aeroporto principale oppure ricordarsi di prevedere un servizio navetta per i nostri ospiti!
Il Catering, che va scelto con attenzione e che sia in grado di proporre delle soluzioni adeguate, di ottima qualità e presentate con eleganza anche se si tratta di un evento informale. Le persone conservano a lungo il ricordo di un cibo soddisfacente

3. PROMOZIONE EVENTO
Una volta che l’evento è confezionato, bisogna promuoverlo!
Qui è bene ricordarsi quale fosse il target iniziale e concentrarsi sui canali in linea con esso. Solo così avremo il massimo risultato ottimizzando le risorse limitate.
Un esempio pratico, se l’evento è under 30, si può abbandonare la versione cartacea dell’invito e optare esclusivamente per quella digitale, investendo magari in alte forme di promozione.
Viceversa, se l’invito è molto formale e con un target d’età più ampio sarà opportuno dedicare un buon progetto grafico che rispecchi il mood dell’evento anche attraverso l’invito.

4. SVOLGIMENTO
Lo svolgimento, in ogni evento che si rispetti, ha degli imprevisti!
Il musicista bloccato nel traffico, luci che non funzionano oppure il meteo.
Per il meteo, purtroppo non ci sono tante strategie se non, dove possibile, pensare ad un piano B, quasi tutte le location hanno una parte all’interno che è bene tenere disponibile anche se l’evento è in piena estate.
Per tutto il resto, un suggerimento è tenere un diario dell’evento con ogni singolo dettaglio e verificare 1-2 giorni prima ogni aspetto. In questo modo si riducono notevolmente gli imprevisti che possono compromettere la perfetta riuscita del progetto.

5. POST EVENTO
L’evento non termina quando l’ultimo ospite lascia la festa, ma spesso continua nei giorni o addirittura nei mesi successivi.
Specialmente se si tratta di un evento business, è fondamentale curare la relazione post evento, che si tratti di clienti consolidati o nuove acquisizioni, è un’ottima strategia cavalcare l’entusiasmo dell’esperienza per invitare i nostri contatti a conoscerci meglio, ad esempio facendoli accedere ad una promozione ad hoc per i partecipanti dell’evento, oppure prevedendo dei piccoli cadeau da lasciare a fine serata come samples o piccoli oggetti che possano far ricordare positivamente il tempo passato con noi.